目标明确:在商务活动中,做ppt通常是为了追求简洁明朗的表达效果,以便有效辅助沟通。但是ppt也有局限性。不了解这些局限,在ppt里面书写长篇文字报告,绘制复杂表格,这种“超能”的ppt,不仅制作过程痛苦,而且最终结果通常是“根本看不懂!”。那么ppt的特长和局限分别是什么?我注意到外企员工言谈当中,常用英文Presentation来代替这个意义模糊的ppt。我查了查,发现维基百科词典上对Presentation的解释,恰好说出了它的目的、能力特长和局限。只能面向一类观众,演示一个话题内容,只能表达关键要点,达到留下深刻印象的目的。怎么做好看的ppt。牢记这几点,那我们做PPT的时候,就自然会比较[收敛",也容易确定一个更合理的目标。这样就不会再洋洋洒洒做出六七十页,企图在一个文件里面讨论好几个复杂问题了。
形式合理:实际上ppt文件有两种主要用法。一是辅助现场演讲的演示,二是直接发送给受众自己阅读。要保证达到理想的效果,就必须针对不同的用法选用合理的形式。怎么做好看的ppt。考虑配合演讲或直接阅读时受众的感受,做相应的细节处理。演讲现场用的ppt,就要全力服务于演讲。多用图表图示,少用文字。这样让观众可以一边看,一边听你讲。演讲、演示相得益彰,效果是最好的。这种情况下适当的运用特效、动画等功能,可以帮助你控制演讲的节奏,也可以让演示效果丰富多彩,有利于活跃演讲气氛。直接送去给别人阅读的ppt,则必须添加尽可能简洁但描述清晰的文字,以代替你的演讲,引领读者理解你的思路。整个ppt和其中的每一页幻灯片都要具备很清晰的阅读顺序,逻辑性要求更高。这样才能保证受众独自阅读ppt就能[跟着你走",理解你的意思。
逻辑清晰:“简洁”正是ppt能在“时间就是金钱”的商业活动中广泛流行的原因。但为了追求简洁,我们很容易无意识地删减了一些要点,受众就“看不懂”。想保证要点齐全,就要建立清晰、严谨的逻辑。有两种方法是非常有效的。一是遵循幻灯片的结构逻辑。通常一个ppt文件包含10-30张幻灯片,不仅要包含封面页、结束页和内容页,还必须有紧跟封面页的目录页来展示整个ppt的内容结构。必须有章节页(各章节的封面)把不同阶段的内容划分开,并呼应目录,保障整体连贯。结束页之前,还要有总结页,引领受众回顾要点,切实留下深刻印象。每一个内容页,也必须严格遵守大标题、小标题、正文、注释--这样的内容层级结构。而且结构层次不宜太多,关系要么并列,要么递进。否则,不仅阅读者会看晕,很可能你演讲时自己都会讲晕。二是运用常见的分析法图表。当我们确实有一些避不开的复杂问题需要带领听众共同分析时,这个办法非常实用。商业场合常见的SWOT分析图、矩阵分析图等,可以帮助我们排除情绪干扰,理清思路,分析利害,寻找解决方案。采用这类图表,就好像在算帐时掏出了计算器。演讲者表述更方便,听讲者也很容易理解相信。
美观大方:演示就要“漂亮”。这是很多朋友做ppt时的想法。但我想这要求可能太高了。日常生活中善于穿着打扮的人始终是少数。同样,能具备足够的美学修养,把ppt做到“漂亮”的人也很少。大家追求“漂亮”,结果却往往是画虎不成反类犬,得不偿失。
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